השימוש בטפסים מקוונים – יתרונות שכדאי לכם להכיר

מהפכת האונליין לא פסחה על אף דלת של חברה וארגון בישראל.

לא רק בארגונים הגדולים, אלא גם בעסקים קטנים עד בינוניים חל שינוי בתפיסה בכל הנודע לקבלת מידע ושיפור ארגוני.

השימוש בטופס מקוון מאפשר לחברה לתייק מידע שמתקבל ממקורות חיצוניים, לשקלל נתונים, לייעל תהליכים ולהגדיל את הרווח הפוטנציאלי של הארגון.

עולמם הנסתר של טפסים מקוונים הוא הרבה יותר עשיר ממה שנראה לנו על פני גוגל פורם.

 

ריכוז מידע מדויק

טפסים מקוונים הם כלי נוח ומדויק בכל הנוגע לריכוז מידע ממקורות חיצוניים. בכל טופס אפשר לתאם פורמט ייעודי לריכוז וקיבוץ המידע ולשלוח אותו למערכת הנתונים הארגונית, או בהתאמה להנפיק קבצי PDF עם כל המידע המבוקש מרוכז, מסודר ומוכן לעיבוד על ידי העובדים.

 

אבטחת מידע

בגלל השימוש בתוכנה חיצונית בעלת יכולות רבות, כלל הקבצים והטפסים מגיעים באופן מובנה עם אבטחת מידע ברמה הגבוהה ביותר. בגלל החיבור לשרתים, חקיקה בכל הנוגע לאבטחת מידע, סודיות והגינות, הקבצי יהיו מוגנים מעיניים זרות ויהיו בתחילה עם נגישות אך ורק לחברה, ולאחר מכן בהתאם לפרסום הקובץ וההרשאות הנוספות.

 

נגישות גבוהה

טופס מקוון, באתרי האינטרנט השונים והרבים, מאפשר נגישות לאזרחים בעלי מגבלות תנועה. לצורך העניין – תחשבו על מערכת הגשת הטפסים של המוסד לביטוח לאומי. כן, נכון. שום דבר לא מושלם. בטח לא גוך ממשלתי בקנה מידה שכזה. מצד שני, האתר שופע ועולה על גדותיו באפשרויות הגשה של קבצים מקוונים, עליהם מגיע מענה מהיר מאוד ויעיל מאוד. לצורך העניין – תביעת דמי אבטלה, הגשת ימי מילואים, תשלומים שונים ועוד. בנוסף לאנשים בעלי מגבלות תנועה, הגשת טפסים מקוונים הופכת את ההתמודדות למיידית. כזו שאפשר לתת לה מענה אפילו דרך הפלאפון ומכל מקום בארץ ובעולם. שלא נדבר בכלל על כך שגם אפשר לחתום באופן דיגיטלי דרך מערכת טפסים מקוונים.

 

שיפור ארגוני

טפסים מקוונים לא בהכרח יהיו לשימוש חיצוני בלבד ולטיפול הארגון. טפסים מקוונים יכולים לסייע לכם בבניית הסגר הארגוני, הבנת העובדים בכל רמות התפקוד ובכללי – לאסוף נתונים מהארגון, על הארגון. בזכות נתונים אלו, ניתן לבצע שינויים ברבדים השונים של החברה, כמו שיפור תנאי עובדים, מענה על תלונות ואי נוחות, שיפור ההתקשרות עם לקוחות ועסקים חיצוניים ועוד יתרונות רבים מדי מכדי לכתוב אותם.

 

התאמה אישית ללקוח

טופס מקוון יכול להיות אחיד ומובנה שתורם ליעילותה של החברה בפרט, אך בנוסך לכף ניתן גם לערוך טפסים באופן המותאם אישית ללקוחות השונים. ספקים, לקוחות בכירים, וגורמי חוץ יכולים להזין נתונים בטפסים המותאמים אישית לאופי תפקידם ולסייע לבחרה בבניין המידע והנתונים. כשלעובדים החיצוניים נוח לעבוד עם החברה – הדעה החיובית והשיווק הידני מהאנשים הקרובים אליה כבר קורה באופן אוטומטי.

 

מחשב נייד

באותו נושא